Cómo una plataforma DAM puede traer ahorros de costos a su área (Parte II)

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Estás sin tiempo? Lee el resumen.

– La pérdida de activos digitales y la necesidad de refinar el contenido conlleva más costos en tiempo y dinero del equipo.
– La falta de gobernanza del acceso a archivos confidenciales hace que estos activos y la empresa sean vulnerables.
– El flujo de creación es largo y depende de la aprobación de varios departamentos involucrados. Los plazos generalmente se ignoran o se pierden, evitando que el flujo del proyecto continúe. Además de eso, las herramientas utilizadas en la empresa son muchas y no están interconectadas.
– Los informes trimestrales se entregan sin que el ROI de los contenidos sea un dato confiable, ya que los cálculos se realizan manualmente, con una gestión precaria.


En el artículo anterior, comenté casos reales que ocurren en empresas en el uso de activos digitales (imágenes, videos y otros documentos) y qué problemas causan en su vida diaria y la de su equipo.

Ahora mencionaré algunos casos más comunes en los que el costo de rehacer, mano de obra (interna o externa), valor de marca y costos legales (por derechos de autor) no se tienen en cuenta en el costo operativo del área. Y esa cuenta puede marcar la diferencia en su presupuesto anual. ¿Quiere ver?

7. Rehacer contenido

“Parte de nuestro contenido digital se pierde y nadie puede encontrarlo”.

El contenido perdido puede ser costoso de recrear. Usted sabe que el nuevo producto fue fotografiado comercialmente, pero nadie en su equipo puede encontrar las imágenes: deben estar en una carpeta, en algún lugar de la cuenta de alguien que incluso haya dejado la empresa, o peor aún, alguien fuera (agencia) quien ya no trabaja con ustedes.

Para resolver este problema, su equipo debe rehacer el metraje del producto, lo que requiere programar y pagar nuevamente al fotógrafo. Si es video es peor, porque el costo es mucho mayor.

Calculando el costo de rehacer todo, puede agregarlo al total.

8) Seguridad de la información

“Nos preocupa la seguridad y la vulnerabilidad de los archivos confidenciales”.

Cuando los archivos existen en varios lugares o plataformas de almacenamiento de archivos, algunos pueden ser seguros, pero otros no. Asimismo, es más difícil segregar el acceso desde estas plataformas. No sabe cuáles están a salvo del departamento equivocado o de las personas equivocadas. Cuando los empleados abandonan la empresa, no puede eliminar fácilmente los permisos. Simplemente no puede controlar los riesgos para la empresa con su sistema actual.

También es difícil resolver esto, ya que no tenemos la capacidad de controlar el acceso externo a los archivos que se encuentran en la computadora portátil de cada empleado.

El costo de violación de seguridad de acceso a archivos confidenciales es difícil de calcular. Puede significar fugas de estrategias comerciales y de marketing, información confidencial para la empresa, entre otras de muy alta criticidad.

9) Optimización de procesos

“Necesitamos optimizar el proceso de producción creativa, pero no sabemos cómo”.

Imagine el flujo de trabajo de información, aprobación, rehacer y publicación para materiales publicitarios. Cuantas más áreas involucradas, más complejo es el flujo. Cuando se trata de derechos de autor, entonces, ni siquiera habla. Por ejemplo, su nueva campaña necesita Ventas, Marketing, Comunicación legal y corporativa para aprobar el uso de una foto / imagen. Todos ellos deben revisar y luego aprobar o solicitar ediciones de manera oportuna. El problema es que las aprobaciones tardan días o semanas porque no hay una herramienta para administrar y optimizar este proceso.

Para resolver este problema, su equipo envía la foto / imagen por correo electrónico a todos los involucrados, solicitando que respondan dentro de un período específico (lo que rara vez ocurre). Este proceso implica llamadas telefónicas de seguimiento, correos electrónicos de facturación, reuniones de actualización de la agencia. Hasta la publicación final, demora entre 5 y 10 días, dependiendo de la disponibilidad de las otras áreas.

Si agrega las horas y las personas involucradas en todas las tareas mencionadas anteriormente y las multiplica por los costos de los profesionales involucrados en rehacerlas, puede alcanzar un número que se agregará a su costo total.

10) Integración entre herramientas

“No hay integración entre las herramientas utilizadas a diario”

Las herramientas que contienen información sobre los productos que utiliza su equipo en los medios publicitarios, las herramientas que utilizan para crear, aprobar y publicar contenido y las herramientas donde se comercializan (canales propios o en sitios asociados) no tienen integración.

Con tantas herramientas diferentes para cada tipo de proceso, la integración es esencial para hacer negocios y optimizarlos. Los ejemplos incluyen la integración de ERP que contiene información del producto, intercambio de activos con CMS, Workflow, Adobe AEM, CRM (como Salesforce), comercio electrónico (VTEX) o sistemas de preimpresión.

Para resolver este problema, los equipos de TI con conocimientos especializados participan para comprender e integrar sus plataformas. Trabajo complejo y despacio.

Complejidad y retrasos= ¡Costos!

11) Colaboración en proyectos

“Dificultades en la colaboración con los equipos o compañeros del proyecto”.

Las herramientas que utiliza su equipo, como Dropbox, correos electrónicos y llamadas de conferencia, distribuyen información sobre decisiones en todo el lugar y puede perderse algo importante. La comunicación debe estar estrechamente vinculada a los propios activos digitales.

Para resolver este problema, el equipo coloca los objetos en una carpeta de DropBox, envía el enlace por correo electrónico a todos los que lo necesitan y tratan de programar llamadas de conferencia para registrarse o resolver problemas.

Estos correos electrónicos y enlaces pueden perderse en los “hilos” de los mensajes que reciben todos los días.

Más costos? Claro.

12) Informes y ROI

“No tenemos idea de cuál es el ROI de nuestro contenido y tenemos que informarlo trimestralmente”

Siempre se le pregunta cuál es el lote de imágenes más productiva, pero no tiene idea. Su equipo necesita poder determinar cuáles son los mejores atributos para un contenido efectivo y cuánto gastan para crear cada uno. Debe ser más eficiente en la forma de crear arte y otros contenidos. Para que tengan un retorno de ventas y compromiso con el cliente.

Para resolver este problema, su equipo realiza esta extracción de información manualmente una vez por trimestre, estimando y contando facturas o recordatorios de lo que hicieron, cuánto gastaron, pero aún no saben por qué cierto contenido se vendió o se involucró más.

¿Lograste calcular cada situación?

Es difícil contar cada uno y mensurar cuántas horas pasa para resolver el problema. Solo entonces puede comprender qué puede generar la plataforma DAM “ahorro de costos”.

Si ha experimentado alguna de las situaciones descritas en las Partes I y II, sería bueno empezar a pensar en la posibilidad de utilizar una plataforma DAM para eliminarlas.

Ahora que sabes cómo calcular los costos de sus problemas diarios en la administración de activos digitales, qué tal mejorar el proceso de administración y descubrir cómo Yapoli usa estos recursos:

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