Antes de empezar a discutir las diferencias entre las dos plataformas, veamos los conceptos:
¿Qué es la plataforma de gestión de activos digitales (mejor conocida como DAM – Digital Asset Management)?
DAM es una categoría de software que básicamente consiste en centralizar, estandarizar, distribuir y principalmente administrar archivos digitales para que todos los involucrados en los procesos de la corporación, como trade marketing, customer marketing, desarrollo de marca, ventas, capacitación de ventas, gestión de proyectos, entre otros, puedan consumir activos digitales siempre aprobados, actualizados y centralizados de forma rápida y segura.
¿Qué es la plataforma de almacenamiento de archivos (mejor conocida como almacenamiento en la nube)?
Almacenamiento en nube o Cloud Storage es un modelo de almacenamiento de archivos en línea que le permite mantener sus datos sincronizados con todos sus dispositivos, como tabletas, teléfonos inteligentes, computadoras portátiles y de escritorio. Esencialmente, los datos se almacenan en un servidor y cualquier cambio realizado en cualquiera de sus dispositivos se propaga a otros sincronizados en ese servidor (siempre que estén conectados a Internet). Fuente: Infortrend Brasil
Es innegable que la tecnología ha dado grandes pasos en la creación de plataformas y servicios que han facilitado nuestra vida cotidiana. Hasta 2012 no era posible acceder a un archivo almacenado en un “disco duro virtual” en un concepto que se llamaría “nube” y al que cualquier dispositivo podía acceder en cualquier momento. El concepto en sí mismo es antiguo, pero no estaba disponible para nosotros, los mortales del servicio de Internet, hasta que se crearon las plataformas de servicio de almacenamiento de archivos (Dropbox, One Drive, Google Drive, Microsoft Sharepoint, etc. Los servicios antes mencionados son marcas registradas de sus respectivos fabricantes) incorporados en un servidor y todos los cambios realizados en cualquiera de sus dispositivos se propagan a los demás sincronizados en ese servidor (siempre que estén conectados a internet).
Realmente hicieron la vida más fácil para los usuarios y se volvieron masivamente utilizados no solo por individuos, sino también por compañías para poner los archivos a disposición de sus empleados y colaboradores externos. En cierto modo, esto ha reducido el volumen de acceso a archivos y transacciones en la red interna, ya que este volumen ahora viaja en la nube en lugar de en la red corporativa.
El concepto de plataformas de Gestión de Activos Digitales (DAM) nació en la década de 1990 con un enfoque en el almacenamiento de archivos digitales para las industrias y poco accesible para los usuarios. Hoy en día, las plataformas DAM han crecido exponencialmente debido a la necesidad de las corporaciones tener una funcionalidad más profesional y compleja que una simple plataforma de almacenamiento en la nube.
Hay una gran diferencia que necesitas saber.
Existe una diferencia fundamental entre las plataformas de almacenamiento en la nube y la gestión de archivos digitales, y es un problema de diseño tan fundamental que afecta la funcionalidad del producto y las experiencias del usuario y crea una brecha gigante entre estos dos tipos de plataformas:
Las plataformas de Cloud Storage se centran en los usuarios y sus colecciones de archivos. Por estándar, cuando guarda algo en su carpeta, permanece privado. Puede optar por colocar el archivo en una carpeta compartida o enviar un correo electrónico compartido a ese archivo, pero esto no es típico de la plataforma. No fue diseñado para este propósito. Puede arriesgarse a violar su red interna a través del acceso externo de terceros, y este correo electrónico compartido puede perderse en una bandeja de entrada grande.
Las plataformas DAM están centradas en los activos digitales. Cuando almacena algo en una plataforma DAM, se comparte de manera predeterminada, pero usted puede restringir el acceso solo a lo que desea compartir mediante la funcionalidad de moderación y permisos.
La plataforma DAM existe para mantener grandes colecciones de archivos e información para proporcionar un fácil acceso a grandes grupos de usuarios. Cuando alguien le dice que “el archivo está en DAM” usted sabe que puede encontrarlo fácilmente, no tiene que preguntar si te lo compartieron o buscar en su correo electrónico para encontrar el enlace compartido que le enviaron no sabe cuando.
¿Tareas básicas o productividad, control y compliance?
En la plataforma Cloud Storage, se supone que usted debe conocer las carpetas, las estructuras de carpetas y el contenido de sus archivos, además, ella le ofrece mucha flexibilidad para ayudarle a organizar y administrar SU contenido donde usted es el dueño.
En la plataforma DAM se supone que usted necesita ayuda para encontrar contenido, ya que es posible que haya generado solo una pequeña porción de él (a menudo, el contenido es generado por múltiples interesados). El valor clave es encontrar contenido diverso que otras personas también hayan contribuido a través de herramientas que le ayuden a crear estructuras comunes de esta información y navegar rápida y fácilmente en grandes cantidades de archivos, para ayudarle a encontrar el contenido más actualizado y aprobado que está buscando.
Entonces, una plataforma DAM es la mejor opción si usted:
tiene una cadena de distribución grande y variada (agentes internos y externos);
tiene múltiples archivos y contenido creados por varios otros socios internos o externos que necesita para encontrar, acceder y distribuir rápida y fácilmente;
debe otorgar acceso con diferentes permisos a múltiples usuarios en su organización o sus socios externos;
necesita compartir carpetas y archivos de forma segura;
desea la flexibilidad para hacer más que simplemente almacenar y compartir archivos.
Ahora que comprende los beneficios de la gestión de activos digitales (DAM) para Trade Marketing, descubra Yapoli:
Yapoli es una plataforma inteligente, hecha para la gobernanza, gestión y
distribución de activos digitales para grandes corporaciones.