¿Problemas para encontrar contenidos? ¿Publicó versiones incorrectas de fotos o videos de campaña, o ha tenido que pagar una sanción por derechos de autor o imagen?

Muchas compañías continúan adaptándose a las innumerables innovaciones que nacen todos los días en la transformación digital buscando aumentar la productividad y el rendimiento. En un mundo donde los medios de contenido son hoy el actor principal y llevan la conversión a productos en varios canales de comunicación (ON y OFF), las empresas se han centrado cada vez más en producir contenido en varios formatos.

Con la gran cantidad de archivos digitales que la empresa necesita administrar, es muy fácil perder el control y la visión general de todo lo que se produce y distribuye en toda la cadena de medios de la empresa. Lo que las empresas han estado haciendo con mayor frecuencia es recurrir a soluciones de emergencia, como plataformas de almacenamiento de archivos (DropBox, Microsoft Sharepoint, Google Drive) o incluso soluciones de transferencia de archivos (WeTransfer) que pueden afectar la seguridad de la información y el acceso a la red interna y eso significa que el caos está casi garantizado ya que las cantidades de contenido, datos, canales y reproductores aumentan exponencialmente.

Para resolver este problema, la industria del software creó el modelo de gestión de activos digitales (DAM), que es una plataforma diseñada para organizar, enriquecer, versionar, archivar y distribuir archivos digitales. El aporta numerosos beneficios a la corporación. Hemos enumerado 9 de ellos aquí:

Organización: Digital Asset Management (DAM) se asegura de que los activos digitales se almacenen correctamente. Esto significa que los datos no se pierden, los archivos duplicados se eliminan y, por lo tanto, no hay versiones incorrectas de sus materiales. Esto crea una visión general clara, ahorrando tiempo y especialmente espacio en el servidor, ya que las plataformas generalmente funcionan en la nube.

Escalabilidad: tipos de archivos inusuales o grandes cantidades de fotos, imágenes, documentos o videos pueden ser procesados fácilmente por una plataforma DAM. La escalabilidad en términos de cantidad de datos no tiene límite.

Búsqueda rápida y sencilla: una buena plataforma DAM le mostrará con qué facilidad puede usar sus activos digitales de variadas maneras: función de búsqueda para encontrarlos de manera rápida y sencilla, luego asigne contenido relevante a diferentes canales y distribuirlos a diferentes receptores en su cadena sin afectar la seguridad. Siempre sabrá exactamente dónde y cuándo se consumió el recurso.

Derechos de autor: la gestión de derechos de autor es una verdadera carta de triunfo. Se pueden asignar diferentes roles para controlar quién tiene qué nivel de acceso a los activos digitales y cómo se pueden ver. DAM también gestiona acuerdos de licencia para estos activos. Esto significa que las fotos se ocultan automáticamente cuando caduca la licencia. Esto ofrece protección contra casos de derechos de autor y, por lo tanto, posibles costos legales.

Multiformatos: DAM también puede ayudar con los cambios de formato: los diseñadores usan programas de Adobe, mientras que los desarrolladores usan XML, APIs o JSON. El sistema se encarga de la tecnología compleja que necesita y le permite trabajar con todo tipo de activos digitales sin la necesidad de software costoso y especializado, capacitación o pago de licencias.

Multicanal: la distribución de contenido a través de múltiples canales de marketing vía plataforma DAM es muy eficiente en términos de tiempo y costo. Cuantos más canales se operen, más sentido tiene principalmente al considerar el Trade Marketing. Esto se debe a que las compañías que operan digitalmente operan micrositios, sitios web, páginas de marcas, canales de redes sociales, canales de socios, canales de comercio electrónico, etc. Gracias a numerosas integraciones con otros sistemas, como el Sistema de gestión de contenido (CMS), la gestión de información del producto (PIM) o los servicios en la nube, la información se almacena de forma centralizada en una plataforma DAM. Con la ayuda de conectores para los canales relevantes, se pueden mostrar fácilmente sin ningún problema con el servicio de medios.

Soluciones de almacenamiento de archivos: las soluciones temporales como CMS, Microsoft Sharepoint, Box y otras no pueden replicar la profundidad de una plataforma DAM. El esfuerzo técnico requerido para ajustarlos y configurarlos para que se conviertan mínimamente en un DAM sería sustancialmente grande. Y está claro que faltaría a estas soluciones incompletas de muchas características en comparación con un sistema DAM que fue diseñado y desarrollado para este propósito.

Content Hub: una estructura central es extremadamente importante. Si, por ejemplo, solo el gerente de marketing sabe dónde están ciertas imágenes en un complejo sistema de carpetas de Dropbox, ese conocimiento está aislado. Si el gerente está temporalmente ausente o abandona la empresa, todo el trabajo invertido en estas imágenes se desperdicia porque no se pueden encontrar y lo más probable es que sea necesario rehacerlo. Una plataforma DAM se convierte en un centro de contenido, haciendo que los activos digitales estén disponibles para todos.

Metadatos: los metadatos ponen orden. Cuanto más específicas sean las palabras clave asignadas a los activos digitales, más fácil será encontrarlas. Esto requiere algo de trabajo al ingresar datos, pero vale la pena durante los negocios en curso.

Si su negocio no es muy activo digitalmente o administra una cantidad muy insignificante de recursos digitales, una plataforma DAM no lo ayudará.

Todos los demás deben considerar si comprar una plataforma DAM agregaría el tema de innovación significativamente a su estrategia digital cuando se trata de proporcionar agilidad dentro de toda la cadena de marketing de contenido digital. Si su equipo de campo no puede encontrar el archivo correcto en el momento de la venta, o si expone la seguridad de la información de su empresa al distribuir sus activos digitales a todos los participantes ¡es hora de moverse!

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Yapoli es una plataforma inteligente, hecha para la gobernanza, gestión y distribución de activos digitales para grandes corporaciones.