Las plataformas DAM, como Yapoli, tienen un uso generalizado principalmente en grandes corporaciones, pero usted, una agencia de publicidad, branding, creación y marketing, productora, ¿ha pensado alguna vez en los beneficios de usar una plataforma de gestión de activos digitales? Si bien cada tipo de agencia ofrece diferentes tipos de servicios, hay una cosa que todos coinciden: ellos crean una tonelada de activos digitales todos los días. Son piezas para redes sociales, presentaciones, campañas en línea y desconectadas, todo tipo de imagen o video es contenido digital. Con múltiples clientes puede ser un gran desafío centralizar y distribuir este contenido digital de manera organizada y eficiente.

Su agencia utiliza los métodos más anticuados y comunes para compartir estos activos digitales, apostamos: archivos añadidos en correo electrónico, herramientas de transferencia de archivos y carpetas compartidas en herramientas de almacenamiento de archivos. En lugar de transferir estos activos digitales a través de estos medios y correr el riesgo de perderlos en el proceso, ¿por qué no utilizar un DAM?

A continuación, te presentaremos 5 razones incuestionables para contratar uno ahora mismo. ¿Vamos allá?

1. Una biblioteca digital para ti y tus clientes

Dicen todos los usuarios que utilizan una plataforma de gestión de activos digitales. Yapoli, como DAM, le permite centralizar y organizar el contenido digital de sus clientes como una biblioteca digital y fuente única de verdad, ya que todos los activos digitales se ubicarán en un solo lugar de manera organizada, inteligente y con gobernanza.

Piense en ello como una forma intuitiva de hallar archivos digitales desde cualquier parte del mundo, a cualquier momento y con una seguridad perfecta. Y una vez que tenga un sistema sólido implementado, con nomenclaturas consistentes y una estructura predecible para los usuarios, será más sencillo para los equipos de la agencia y de clientes tener acceso a los activos digitales.

En Yapoli, la organización de su biblioteca digital sucede de la siguiente manera:

1. Artículo

Conjunto de activos digitales utilizados para organizar, administrar y compartir contenido digital conforme para sus clientes, canales y proveedores, de forma segura a través de permisos de acceso, fecha de vigencia y control de versiones. Un artículo puede estar formado por varios tipos de activos digitales como: imágenes, videos, PDF, 3D, audio, etc.

2. Taxonomía

A través de buenas pautas y manejo alrededor de la estructura jerárquica y clasificación de artículos. Mejorando la usabilidad, haciendo que la experiencia de sus usuarios en Yapoli sea intuitiva.

3. Metadatos

Es información descriptiva de un activo digital que puede incluir información que se encuentra en el archivo, por ejemplo, la fecha de publicación, el tipo de archivo y cualquier otra información importante. Los metadatos mejoran hallar los activos digitales al permitirle buscar en función de los metadatos aplicados a un archivo digital específico. Este es un punto clave que diferencia un DAM de las plataformas de almacenamiento de archivos, que no permiten metadatos.

Los metadatos pueden ser insertados manualmente por un usuario al registrar o actualizar un artículo, con datos de mayor importancia para su negocio, a través de TAG automatizados, que son datos de imágenes y videos capturados por nuestra IA y también por EXIF, que es información técnica de captura de imágenes.

2. Su agencia está perdiendo mucho, mucho dinero

Usted debe de tener oído, en algún momento, dentro de su experiencia en agencias o productoras, las siguientes frases:

Esos problemas comunes, o mejor dicho, ineficiencias a que se enfrentan los equipos creativos y otros departamentos, son bastante frecuentes y son claras las señales de que no están siendo lo productivos que podrían ser. Su equipo está perdiendo el tiempo y el dinero de su agencia.

Organizar cuando tienes una fecha límite parece un tanto frívolo, pero tanto del punto de vista gerencial como del punto de vista operativo, no podemos olvidar, y dejar de considerar importante, el time to market que se prolonga debido a la insaciable demanda de activos digitales, esto debería estar en una ubicación cierta, en una carpeta determinada en el servidor x.

Algunas de las ineficiencias que pueden ocasionar pérdidas de hasta BRL 1,5 millones para su agencia:

1. Incapacidad para tener acceso célere a activos digitales

2. Demandas por transgresión de derechos autorales que pueden ocurrir, si su equipo deja ir al aire algo que no deberían

3. Falta de control de versiones de activos digitales

4. Los activos digitales no se guardan correctamente

5. Sus clientes no saben con quién hablar para hallar sus activos digitales

6. Su equipo vive en un cuello de botella en lo que hace respeto a la ejecución creativa

7. Necesidad de recrear y recomprar activos e imágenes digitales que "desaparecieron"

8. Seguridad y protección de activos digitales

3. Nunca volver a enviar una versión equivocada al cliente, tampoco volver a publicar nada inadecuado o sin derechos de uso.

Una buena plataforma DAM hace un seguimiento de todos los cambios que los usuarios realizan en sus activos digitales con control automático de versiones. Yapoli, además, cuenta con un informe de auditoría en tiempo real. El control de versiones ofrece a los creativos (y a aquellos que trabajan con activos digitales) una visión más profunda de su "historial".

Al saber cuál activo digital se agregó hace poco a la biblioteca, quién posiblemente trabajó en este activo y qué cambios se hicieron, los usuarios pueden descargar una versión específica de él, comparar o retomar los diseños que más les gustaron si tienen permiso; hablaremos sobre restricciones de acceso más adelante. Además, el control de versiones evita la divulgación de piezas incorrectas, antiguas o que no eran la versión final a ser publicada.

4. Encuentra todo lo que necesitas de manera rápida, fácil e inteligente

Un enfoque adecuado de la estructura y la taxonomía de los archivos y la inclusión manual de metadatos son partes importantes de un sistema DAM correctamente organizado. Sin embargo, algunas plataformas DAM también ofrecen herramientas de inteligencia artificial como Google Vision o Amazon Rekognition para garantizar que encuentre lo que necesita sin importar qué tan bien se apliquen sus metadatos. Algunas de las funciones que ofrecen las herramientas de IA como estas incluyen:

• Reconocimiento de imagen

• Análisis facial (por ejemplo, un color de cabello específico)

• Detección de emociones (IA para identificar qué tipo de emoción se produce en un visor de imágenes)

• Búsqueda geográfica (cómo identificar puntos de referencia clave)

• Identificación de activos análogos

Las herramientas de IA que proporcionan una funcionalidad como esta aseguran que, incluso si no siempre tiene una gobernanza sólida de metadatos y taxonomía, pueda encontrar la imagen correcta.

Otra área interesante de la IA es el reconocimiento y la individualización de contenido. Algunas herramientas de IA pueden recomendar activos digitales basados en datos sobre cuáles activos digitales funcionan mejor en diferentes casos de uso o canales.

5. ¡El personal de marketing te lo agradece!

Uno de los objetivos de un DAM es compartir los materiales finales con los clientes, o con su equipo interno, con las oficinas locales, las tiendas, los equipos de ventas y los colegas, perfecta y eficientemente, eliminando la recreación y el tiempo dedicado a la espera de que los materiales sean enviados. Ya sea un catálogo de productos, un banner o una foto que debe compartirse rápidamente, eso se puede hacer de las siguientes maneras:

• Yapoli funciona como un portal de marca. Eso significa que marketing, trade marketing, tiendas y socios locales tienen fácil acceso a los últimos materiales, excluyendo numerosas solicitudes a los equipos internos.
  

• Representaciones para un tiempo de comercialización más rápido: para hacer que el marketing sea más transparente, algunos DAM también tienen control de entrega. O sea, los usuarios pueden crear ajustes previos para las versiones más deseadas, como una versión a web, una versión para redes sociales o una versión para imprimir. Además, los usuarios también pueden establecer sus propias especificaciones de descarga.
  

• Publicar en cualquier lugar: dependiendo de la funcionalidad del DAM, las versiones finales de los archivos a menudo se pueden publicar en el CMS, la tienda en línea o en el sistema de gestión de información de productos (PIM) del usuario para acelerar el tiempo de comercialización.

Razón extra:

6. Yapoli almacena, organiza, distribuye y optimiza activos digitales con gobernanza y seguridad.

Algunas informaciones, como los informes financieros de su empresa, solo deben ser vistas por ciertas personas dentro de su organización. La información filtrada a las personas equivocadas puede ser nociva para su organización. Para ayudar con esto, Yapoli tiene control de permisos, que incluye acceso a:

• Quién puede ver el contenido digital.

• Quién puede descargar activos digitales.

• Quién puede editar activos digitales.

Lo cual ayuda a prevenir daños organizacionales o empleados descontentos. Dependiendo del sistema DAM que se use, esto frecuentemente puede hacerse a nivel de carpeta general, en campos de metadatos como la situación, derechos autorales, la fecha o la ubicación geográfica.

Si está utilizando el DAM como un portal de marca para ayudar a apoyar el marketing de diferentes oficinas, los administradores pueden establecer a los miembros internos y externos del equipo ciertos derechos de acceso al portal de marca, por medio del cual pueden cargar y descargar el contenido específico que necesiten.

La mayoría de los DAM tienen sistemas de seguridad que ayudan a resguardar los activos digitales privados y confidenciales para que no caigan en manos equivocadas. Yapoli es un DAM nacido en los moldes de la LGPD y de la RGPD, con plena capacidad de proteger los contenidos digitales de sus clientes.

Solicite su demostración para conocer Yapoli. Plataforma DAM que opera en la gobernanza, gestión, distribución y optimización de contenidos digitales, centralizándolos, con pista de auditoría, dentro de los parámetros de la LGPD y RGPD, con reportes en tiempo real y inteligencia detrás de los activos digitales, integrando el ecosistema digital. Generando ahorros de hasta BRL 1,5 millones, suprimiendo ineficiencias en la cadena de gestión y distribución de activos digitales de su agencia o productora.

Ahora que ha entendido las ventajas y los desafíos de la gestión de activos

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Una plataforma inteligente que optimiza la gestión y distribución de archivos

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