Como uma plataforma DAM pode trazer “cost savings” para sua área (Parte II)

Tempo de leitura: 7 minutos

Está sem tempo? Leia o resumo.

– A perda de ativos digitais e a necessidade de refação dos conteúdos, acarreta mais custos em tempo da equipe e dinheiro.
– A falta de governança de acesso de arquivos confidenciais vulnerabiliza esses ativos e a empresa.
– O fluxo de criação é longo e depende da aprovação de diversos departamentos envolvidos. Prazos normalmente são ignorados ou descumpridos, impedindo que o fluxo do projeto siga. Além de que as ferramentas utilizadas na empresa são muitas e não estão interligadas.
– Os relatórios trimestrais são entregues sem que o ROI dos conteúdos seja um dado confiável, já que os cálculos são feitos manualmente, com uma gestão precarizada.

Índice

7. Refação de conteúdos
8. Segurança de informações
9. Otimização de processos
10. Integração entre ferramentas
11. Colaboração em projetos
12. Relatórios e ROI


No artigo anterior comentei sobre casos reais que ocorrem nas empresas no uso de ativos digitais (imagens, vídeos e outros documentos) e quais problemas eles causam no seu dia a dia e de sua equipe.

Agora vou citar mais alguns casos comuns onde o custo de refação, mão-de-obra (interna ou externa), brand equity e custos legais (por direitos autorais) não são levados em conta no custo operacional da área. E essa conta pode fazer a diferença no seu budget anual. Quer ver?

7) Refação de conteúdos

“Parte do nosso conteúdo digital está perdido e ninguém consegue encontrá-lo.”

O conteúdo perdido pode ser caro para recriar. Você sabe que o novo produto foi fotografado comercialmente, mas ninguém de sua equipe consegue encontrar as imagens: elas devem estar em uma pasta, em algum lugar na conta de alguém que pode até ter saído da empresa, ou pior, alguém externo (agência) que não trabalha mais com vocês.

Para resolver esse problema sua equipe tem que refazer a filmagem do produto, o que exige agendamento e pagamento do fotógrafo novamente. Se for vídeo é pior, pois o custo é muito mais alto.

Calculando o custo de refação, pode somá-lo ao total.

8) Segurança de informações

“Estamos preocupados com a segurança e vulnerabilidade de arquivos confidenciais.”

Quando existem arquivos em vários lugares ou plataformas de armazenamento de arquivos, alguns podem ser seguros, mas outros não. Da mesma forma, é mais difícil segregar o acesso dessas plataformas. Você não sabe quais estão a salvo do departamento errado ou das pessoas erradas. Quando os funcionários saem da empresa, você não consegue remover facilmente as permissões. Simplesmente não consegue controlar os riscos para a empresa com seu sistema atual.

Também é difícil resolver isso, pois não temos capacidade de controlar o acesso externo a arquivos que estão nos laptops de cada colaborador.

Custo de violação de segurança de acesso a arquivos confidenciais é difícil de calcular. Pode significar vazamento de estratégia comercial e de marketing, informações sensíveis para a companhia, entre outros de altíssima criticidade.

9) Otimização de processos

“Precisamos otimizar o processo de produção criativa, mas não sabemos como.”

Imaginem o fluxo de trabalho de briefing, aprovação, refação e publicação de materiais publicitários. Quanto mais áreas envolvidas, mais complexo o fluxo. Quando se trata de direitos autorais então, nem se fala. Por exemplo, sua nova campanha precisa de Vendas, Marketing, Jurídico e Comunicação Corporativa para aprovar o uso de uma foto/imagem. Todos eles precisam revisar e em seguida aprovar ou solicitar edições em tempo hábil. O problema é que as aprovações levam dias ou semanas porque não há uma ferramenta para gerenciar e otimizar esse processo.

Para resolver esse problema sua equipe envia a foto/imagem por e-mail para todos os envolvidos, solicitando que respondam em um prazo determinado (o que raramente acontece). Esse processo envolve ligações telefônicas de acompanhamento, e-mails de cobrança, reuniões de refação da agência. Até a publicação final, leva-se 5-10 dias, dependendo da disponibilidade das outras áreas.

Se você somar as horas e os envolvidos em todas as tarefas citadas acima e multiplicá-las pelos custos dos profissionais envolvidos em refazê-las, pode chegar a um número que será somado ao seu custo total.

10) Integração entre ferramentas

“Não há integração entre ferramentas utilizadas no dia a dia”

As ferramentas que contém informações dos produtos que sua equipe utiliza em mídia publicitária, ferramentas que usam para criar, aprovar e publicar conteúdo e ferramentas onde eles são comercializados (canais próprios ou em sites de parceiros) não possuem integração.

Com tantas ferramentas diferentes para cada tipo de processo, a integração é fundamental para fazer negócios e agilizá-los. Os exemplos incluem a integração com ERP que contém informações sobre os produtos, o compartilhamento de ativos com plataformas CMS, de Workflow, Adobe AEM, CRM (como Salesforce), e-commerce (VTEX) ou sistemas de pré-impressão.

Para resolver esse problema, as equipes de TI que detém conhecimento especializado, são envolvidas para entender e integrar suas plataformas. Um trabalho complexo e demorado.

Complexidade e atrasos = Custos!

11) Colaboração em projetos

“Dificuldades em colaboração com equipes ou parceiros de projetos.”

As ferramentas que sua equipe utiliza, como por exemplo Dropbox, e-mails e teleconferências, distribuem informações sobre decisões por todo o lugar, e vocês podem perder algo importante. A comunicação deve estar intimamente ligada aos próprios ativos digitais.

Para resolver esse problema a equipe coloca os objetos em uma pasta DropBox, envia o link por e-mail para todos que precisam e eles tentam agendar teleconferências para fazer o check-in ou solucionar problemas.

Esses e-mails e links podem se perder nas “threads” de mensagens que recebem todos os dias.

Mais custos? Claro.

12) Relatórios e ROI

“Não temos ideia de qual é o ROI do nosso conteúdo e temos que informar trimestralmente.”

Sempre te perguntam qual é o “shooting” de imagens mais produtivo, mas você não faz ideia. Sua equipe precisa ser capazes de determinar quais são os melhores atributos para um conteúdo eficaz e quanto gastam para criar cada um deles. Vocês precisam ser mais eficientes na maneira como criam arte e outros conteúdos. De modo que eles tenham retorno nas vendas e no engajamento de seus clientes.

Para resolver esse problema sua equipe faz essa extração de informações manualmente uma vez por trimestre, estimando e contando faturas ou lembretes do que fizeram, quanto gastaram, mas ainda não sabem por que um determinado conteúdo vendeu ou engajou mais.

Conseguiu calcular cada situação?

Difícil contar cada uma delas e mensurar quantas horas você perde para resolver o problema. Só por aí dá para entender o que a plataforma DAM pode gerar de “cost savings”.

Se você vivenciou alguma das situações descritas nas Partes I e II seria bom começar a pensar na possibilidade de usar uma plataforma DAM para eliminá-las.

Sabendo como calcular os custos dos problemas do seu dia a dia na gestão de ativos digitais, que tal melhorar o processo de gestão e descobrir como a Yapoli utiliza esses recursos e pode ajudar sua empresa:

Uma plataforma DAM inteligente que otimiza a gestão e distribuição de arquivos digitais para a indústria de forma simples, segura, prática, rápida e, principalmente, mensurável.