A importância da taxonomia na gestão de ativos digitais (DAM) nas organizações

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Caso ainda não saiba o que é uma plataforma de Gestão de Ativos Digitais (mais conhecida como DAM – Digital Asset Management) veja esse artigo aqui antes.

O que é taxonomia?

A taxonomia é um processo dedicado a classificar e facilitar o acesso à informação.

Aqui vamos falar sobre a importância desse processo para organizar arquivos digitais dentro de uma estrutura organizacional. Cuja definição, se mal compreendida ou aplicada, em vez de facilitar torna os processos extremamente ineficientes, inclusive em integrações com outras plataformas digitais (e-commerces, APPs, websites, ERPs etc.).

É comum as empresas possuírem estruturas de rede interna compartilhada que facilita o armazenamento dos arquivos. Essa facilidade se torna um problema com o aumento do volume de arquivos de diferentes finalidades somado à mudança constante de colaboradores que organizam e classificam esses arquivos, pois normalmente cada um faz do seu jeito.

Mas afinal, o que abrange a taxonomia?

Formalmente, é a técnica ou metodologia que organiza, classifica e define a hierarquia dos arquivos digitais e produtos/informações dentro de uma estrutura compreensível.

Em termos práticos o processo envolve a concepção, nomeação e classificação dos grupos que permitem uma leitura clara da origem e aplicação de cada informação. A qual está estruturada e relacionada dentro da empresa e suas respectivas áreas: regiões, divisões, segmentos e categorias.

Estrutura da taxonomia em gestão de arquivos digitais
Estrutura da taxonomia em gestão de arquivos digitais.

O desafio principal da gestão de ativos digitais (DAM) para indústria é estruturar como esses arquivos/informações serão nomeados e, consequentemente, classificados em grande escala/volume sem perder a estrutura e padrão, ou seja, a taxonomia pre estabelecida.

Semântica

O entendimento da semântica extraída da cultura e dinâmica de uma empresa é elemento-chave para a definição de uma boa taxonomia.

Definir cuidadosamente o campo semântico de cada agrupador e a estrutura do nome dos arquivos (palavras unidas pelo sentido, ou seja, a significação de uma palavra ou grupo de palavras) é fundamental para o sucesso da gestão de ativos digitais (DAM).

Principais benefícios de uma taxonomia bem aplicada

Inteligência Artificial (I.A)

Uma estrutura de taxonomia bem definida somada à inteligência artificial embarcada em uma plataforma de gestão de ativos digitais (DAM) permite, além de tudo, predefinir automaticamente como alocar um arquivo ou informação de acordo com a semântica. Isso agiliza muito mais o processo de gestão dos arquivos dentro da empresa, diminuindo consideravelmente erros humanos.

SEO (Search Engine Optimization)

A boa taxonomia influencia diretamente na relevância da indústria (marcas e produtos) na indexação do Google e outros buscadores. Afinal, ela permite de forma natural a inserção de termos cauda longa (long tail) na estrutura abrindo muito mais o leque de contextos derivados aos termos da categorias.

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