La importancia de la taxonomía en la gestión de activos digitales (DAM) en las organizaciones

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Si todavía no sabe qué es una plataforma de Gestión de Activos Digitales (mejor conocida como DAM – Digital Asset Management), consulte este artículo aquí antes de continuar.

¿Qué es la taxonomía?

La taxonomía es un proceso dedicado a clasificar y facilitar el acceso a la información.

Aquí hablaremos sobre la importancia de este proceso para organizar archivos digitales dentro de una estructura organizacional. Su definición, si se malinterpreta o aplica en lugar de facilitar, hace que los procesos sean extremadamente ineficientes, incluso se integran con otras plataformas digitales (comercio electrónico, aplicaciones, sitios web, ERP, etc.).

Es común que las empresas tengan estructuras de red internas compartidas que facilitan el almacenamiento de archivos. Esta facilidad se convierte en un problema ya que el volumen de archivos multipropósito se suma al cambio constante en los colaboradores que organizan y clasifican estos archivos, ya que cada uno generalmente hace lo suyo.

Pero después de todo, ¿qué abarca la taxonomía?

Formalmente, es la técnica o metodología que organiza, clasifica y define la jerarquía de archivos digitales y productos / información dentro de un marco comprensible.

En términos prácticos, el proceso implica el diseño, denominación y clasificación de grupos que permiten una lectura clara del origen y la aplicación de cada información. El cual está estructurado y relacionado dentro de la empresa y sus respectivas áreas: regiones, divisiones, segmentos y categorías.

Estructura taxonómica en la gestión de archivos digitales
Estructura taxonómica en la gestión de archivos digitales.

El principal desafío de la gestión de activos digitales (DAM) para la industria es estructurar cómo se nombrarán estos archivos / información y, por lo tanto, se clasificarán a gran escala / volumen sin perder la estructura y el estándar, es decir, la taxonomía preestablecida.

Semántica

Comprender la semántica extraída de la cultura y la dinámica de una empresa es un elemento clave para definir una buena taxonomía.

La definición cuidadosa del campo semántico de cada grupo y la estructura del nombre del archivo (palabras unidas por significado, que significa el significado de una palabra o grupo de palabras) es fundamental para el éxito de la gestión de activos digitales (DAM).

Beneficios clave de una taxonomía bien aplicada

Inteligencia Artificial (I.A)

Un marco de taxonomía bien definido junto con la inteligencia artificial integrada en una plataforma de gestión de activos digitales (DAM) permite, además, preestablecer automáticamente cómo asignar un archivo o información de acuerdo con la semántica. Esto acelera el proceso de administración de archivos dentro de la empresa, reduciendo en gran medida los errores humanos.

SEO (optimización de motores de búsqueda)

La buena taxonomía influye directamente en la relevancia de la industria (marcas y productos) en la indexación de Google y otros motores de búsqueda. Después de todo, naturalmente permite la inserción de términos de cola larga (long tail) en la estructura, abriendo mucho más el rango de contextos derivados de términos de categoría.

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