Cómo una plataforma DAM puede traer ahorros de costos a su área (Parte I)

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Estás sin tiempo? Lee el resumen.

– Las situaciones diarias de su empresa que pueden generar más costos debido a la falta de administración de activos digitales y que a los gerentes pasan desapercibidas porque están directamente vinculadas con el costo operativo.
– Su contenido se distribuye en varios canales y con acceso restringido, lo que dificulta la productividad y evita que su equipo realice actividades simples.
– Los problemas de cumplimiento, validez y materiales obsoletos, que permiten el uso inapropiado de imágenes, por ejemplo, pueden terminar creando problemas legales para su empresa.
– La falta de organización de los materiales conduce a búsquedas infructuosas de herramientas y plataformas, lo que a menudo genera la necesidad de contacto con quienes produjeron / crearon el material buscado y obstaculizar el flujo del proyecto.

Índice:

  1. Contenido descentralizado
  2. Versionado de archivos
  3. Indexación y búsqueda de materiales
  4. Perfiles de acceso
  5. Cumplimiento y validez de los materiales
  6. Permiso

Siempre quise escribir un artículo así. Estamos constantemente hablando de los beneficios de usar DAM para la industria, para el marketing de campo, cómo la inteligencia artificial puede mejorar su proceso y cuáles son las tendencias de DAM para este año.

¿Pero qué hay del dinero?

En realidad, el presupuesto es lo que importa para las empresas. ¿Vale la pena tener una plataforma DAM para administrar activos digitales?

¡Haz los cálculos y descúbrelo!

Mi objetivo es traer aquí una serie de situaciones cotidianas de la empresa en la gestión de activos digitales y buscar entender cuánto se podría ahorrar en cada una de ellas, anualmente, como ROI.

El artículo será extenso, así que lo dividiré en dos partes. Para que podamos profundizar en el tema.

Anualmente, una empresa tiene altos costos al tratar de localizar logotipos, imágenes, videos, archivos de texto, documentos y otros tipos de contenido digital. Ni siquiera estoy hablando de una posible infracción de derechos de autor que puede causar demandas y ni siquiera el costo de refactorizar los activos digitales que fueron creados por una agencia (que puede que ya ni siquiera esté en su lista de proveedores), pero que ahora se han perdido. Para estos casos y muchos otros que comentaré aquí y en el próximo artículo, el precio de una plataforma de gestión de activos digitales puede justificarse.

A medida que analiza las situaciones que pueden ser parte de su realidad, puede obtener una idea más clara de cuánto cuesta no tener una plataforma DAM.

En este primer artículo, he enumerado algunos casos muy comunes en las empresas, donde no hemos podido medir con seguridad el costo detrás del problema, única y exclusivamente porque está diluido en el costo de la operación. Ciertamente, algo quedó fuera para resolverlo.

Vamos a ellos:

1) Contenidos descentralizados

“El contenido de la compañía se extiende a través de múltiples plataformas y dispositivos. Las personas constantemente solicitan compartir estos materiales”.

¿Cuántas veces ha necesitado utilizar contenido compartido por alguien de su equipo interno o externo a través de diferentes medios, tales como: We Transfer, correos electrónicos, Whatsapp, enlaces a herramientas de almacenamiento de archivos en la nube (OneDrive, SharePoint, Google Drive, DropBox etc.), pero que nunca encuentras?

A menudo, los enlaces o correos electrónicos / Whatsapp se pierden en la cola de innumerables mensajes y desaparecen de su campo de visión. Al buscar un archivo o contenido específico, puede estar en las computadoras o cuentas en la nube de varias personas. Es posible que se hayan eliminado o cambiado, las personas pueden estar de vacaciones o fuera de la oficina.

Para resolver este problema, intente averiguar quién creó el contenido, llame para ver quién tiene el archivo que necesita. La encuesta puede llevar de una hora a siete días y puede involucrar a varias personas. Si sumas cuántas veces sucede esto, no solo contigo, sino con todo tu equipo y colaboradores externos, todos los años y multiplica por el costo de resolver este problema, ya sea tratando de encontrar dónde estás, quién tiene el contenido o rehacerlo -o, esto puede darle una idea de cuánto ahorraría, tiempo y dinero, optando por un DAM.

El punto crítico sería si este contenido fuera de vital importancia para cualquier tarea, como actualizar la imagen del producto en su comercio electrónico, una campaña con una fecha predefinida, presentación a la reunión con su director, catálogo actualizado de productos para su equipo ventas … Puedo pasar todo el día enumerando ejemplos comunes en su día a día.

Si desea saber la diferencia entre las plataformas de almacenamiento de archivos y las plataformas DAM, lea este artículo aquí.

2) Versionado de archivos

“¿Es esta la última versión de esta foto / imagen / archivo?”

¿Cuántas veces has escuchado esa pregunta? Esto sucede con bastante frecuencia, especialmente con el equipo de campo que, cuando visita a clientes o proveedores, necesita información actualizada de catálogos de productos, imágenes y listas de precios para usar en una reunión de ventas / negociación. No tenerlo de manera accesible, rápida y precisa a menudo puede retrasar una venta o incluso perderla.

El logotipo o la imagen del producto incorrectos se utilizan en varios canales externos, tanto propios como asociados, la agencia de medios externos o su equipo de campo utilizan material antiguo, o peor, incluso se utiliza una prueba en lugar del objeto final.

Para resolver este problema, después de descubrir el error, su equipo envía un correo electrónico enorme con el último material adjunto y le pide a la gente que lo use. El problema ya ha sucedido. Esto se repite con bastante frecuencia y la corrección lleva horas de algunas personas para reorganizar las versiones correctas, preparar y enviar correos electrónicos con los materiales correctos.

Como en el tema anterior, sume cuántas veces esto le sucede a su equipo durante todo el año, multiplique por la cantidad de personas necesarias para corregir el problema y el costo / hora de esas personas. Listo. Ya tiene un artículo más para agregar a los costos totales.

3) Indización y búsqueda de materiales.

“La búsqueda no proporciona los resultados que estoy buscando”.

Las capacidades de búsqueda de las plataformas de almacenamiento de archivos son mínimas y muy limitadas. El recurso generalmente hace que el nombre del archivo esté disponible y no hay metadatos. Cuando desea buscar una imagen / video por alguna característica del mismo (objeto o persona contenida en él, o colores predominantes o incluso lugar), no puede encontrarlo.

Para resolver este problema, su equipo organiza manualmente las cosas en carpetas y subcarpetas, pero aún deben conocer toda la estructura para encontrar innumerables activos digitales de diferentes características.

Esto lleva tiempo y recursos dedicados a la organización de materiales y puede significar que tiene que rehacer fotos / imágenes / videos porque no encuentra lo que necesita. Y allí van más recursos para agregar al total.

4) Perfiles de acceso

“Otras personas necesitan acceso al contenido, pero hoy solo mi equipo maneja todas las solicitudes”.

Todos los que necesitan materiales publicitarios para productos / marcas envían solicitudes por correo electrónico a su equipo. Obviamente, hay retrasos en el cumplimiento de estas solicitudes de activos internos y, principalmente, externos: solo su equipo puede buscar y entregar estos materiales. Los pedidos se acumulan y los solicitantes terminan utilizando materiales obsoletos. Su equipo se convierte en un “embudo”.

Para resolver este problema, debe accelerar para satisfacer todas las solicitudes. Y no pueden manejarlo. Continúan enviando el correo electrónico con material actualizado a los solicitantes. Una tarea más en la que pierden mucho tiempo.

¡Pero no te pierdas en la cuenta!

5) Cumplimiento y validez de los materiales.

“No sabemos si tenemos permiso para usar esta imagen en esta campaña”

El uso de materiales publicitarios sin permiso legal puede conducir a disputas de derechos de autor, cuyos procesos pueden ser muy costosos. Cada activo digital puede tener permisos específicos (propósitos de impresión, uso en la web, uso en ciertos dispositivos, ciertas regiones del país) y algunos de ellos pueden caducar en fechas específicas. Su equipo necesita saber dónde usar cualquier activo y cuánto cuesta, pero no lo tiene claro.

Hoy es muy difícil resolver este problema, ya que generalmente el conocimiento está en la mente de las personas y muchas de ellas externas (agencias). Ocasionalmente, el conocimiento se pierde o simplemente no está disponible, lo que hace que la empresa viole los derechos de uso de un activo digital.

Esta cuenta es fácil, solo agregue a su total el monto de la multa o indemnización por infracción de derechos de autor.

6) Permiso

“No pudimos controlar los permisos de usuario en el nivel granular requerido”.

Necesitas más control. O tal vez más personal al trabajo. Casi no tienes control sobre quién puede ver qué y eso causa muchos problemas. Debe poder controlar quién ve qué materiales y quién tiene el derecho de editar o cambiar esos materiales. Tan pronto como se envían a una persona, están “en la naturaleza” y fuera de su control corporativo. Pueden publicarse prematuramente en Facebook, enviarse a competidores, filtrarse, etc.

Para resolver esto hoy, su equipo distribuye copias impresas de objetos o mantiene carpetas en servidores de archivos abiertos: no tiene forma de controlar quién puede ver qué o quién puede editar algo. Es posible que tengan que cifrar manualmente los archivos. ¡Y ojalá todo saldrá bien!

¿Sigues sumando los costos totales? Creo que ya puede hacerse una idea de cómo estos problemas tan comunes pueden afectar su presupuesto. A menudo son imperceptibles, ya que están en su costo operativo.

Si desea conocer situaciones más reales, consulte mi próximo artículo “Cómo una plataforma DAM puede traer “ahorros de costos” a su área (Parte II)

Ahora que sabes cómo calcular los costos de sus problemas diarios en la administración de activos digitales, qué tal mejorar el proceso de administración y descubrir cómo Yapoli usa estos recursos:

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